英語メール【問い合わせ】&【返信】定型フレーズとメール78例!

1. ビジネス英語【問い合わせメール】基本フォーマット

英語の問い合わせメールの基本的なフォーマットは下図の通りです。

それぞれの項目において使えるフレーズを順番に紹介していきます。

2. ビジネス英語問い合わせメール｜【件名】使えるフレーズ10選

問い合わせのメールの件名でよく使用される表現は以下の２つです。

Inquiry about/regarding ＜問い合わせ内容＞
(＜問い合わせ内容＞についての問い合わせ)

Request for ＜依頼内容＞
(＜依頼内容＞の依頼)

例えば、以下のように使われています。

Inquiry about/regarding your Products/Services
(貴社の製品／サービスについての問い合わせ)

Inquiry about/regarding Pricing for your Products/Service
(貴社の製品／サービスの価格についての問い合わせ)

Inquiry about/regarding ＜English Training Programs＞
(＜英語トレーニングプログラム＞についての問い合わせ)

Request for Product/Service Information
(製品／サービスに関する情報の依頼)

Request for Price Information
(価格に関する情報の依頼)

Request for Quote and Proposal
(見積もりの依頼)

Request for Partnership
(協業の依頼)

次のような表現もよく使用されます。

Information Request for your ＜IT Services＞
(貴社の＜ITサービス＞に関する情報の依頼)

Quote Request for ＜Event Planning＞
(＜イベントプランニング＞の見積もりの依頼)

Pricing Inquiry for ＜Skincare Products＞
(＜スキンケア商品の価格に関する問い合わせ＞)

なお、英語メールの件名の書き方のついては「英語ビジネスメール【件名の書き方】スルーさせない用件別69選」にも詳しく書いています。

3. ビジネス英語問い合わせメール｜【宛名】使えるフレーズ6選

ビジネスで使用される最も一般的な【フォーマルな宛名】の書き方は、”Dear Mr./Ms. + ラストネーム（姓）” です。”Mr./Ms.” を付けずに “Dear + フルネーム（名・姓）” も一般的です。

Dear Mr. Smith,
(親愛なるスミス様)

Dear Donald Smith,
(親愛なるドナルド・トランプ様)

問い合わせのメールの場合は、宛名はなるべく個人名（担当者名）を書きましょう。その方が返信してもらえる可能性が高くなります。しかし、相手の名前を知らない場合は、下記のような書き方もあります。

Dear Customer Service Department,
(カスタマーサービス部御中)

Dear Marketing Manager,
(親愛なるマーケティング・マネジャー殿)

To Whom It May Concern,
(ご担当者様)

Dear Sir or Madam,
(ご担当者様)

なお、英語メールの宛名の書き方のついては「英語ビジネスメール【宛名の書き方】”Dear””Mr.” などの使い方」にも詳しく書いています。

4. ビジネス英語問い合わせメール｜【書き出し】使えるフレーズ15選

問い合わせのメールの一般的な書き出しは以下の通りです。要件を最初に書くことが好まれます。

I am writing to inquire about ＜問い合わせ内容＞.
(＜問い合わせ内容＞についての問い合わせでメールをお送りしました。)

I am reaching out to inquire about ＜問い合わせ内容＞.
(＜問い合わせ内容＞についての問い合わせでご連絡しました。)

Our company is interested in learning more about ＜問い合わせ内容＞.
(弊社は＜問い合わせ内容＞についての詳細に興味があります。)

例えば、以下のように使われています。

I am writing to inquire about ＜your product that was showed in one of your online advertisements＞.
(＜オンライン広告にあった貴社製品＞についての問い合わせでメールをお送りしました。)

I am reaching out to inquire about ＜the products and services your company offers＞.
(＜貴社が提供する製品／サービス＞についての問い合わせでご連絡しました。)

Our company is interested in learning more about ＜the training programs your institute offers＞.
(弊社は＜貴社が提供するトレーニングプログラム＞についての詳細に興味があります。)

また、次のような書き出しもよく使用されます。

We are impressed by your company’s reputation and would like to learn more about the services you offer.
(貴社の評判を聞き、貴社が提供するサービスについて詳細を知りたいと思いました。)

We are very impressed with your company’s product and are interested in learning more about it.
(貴社の製品の評判を聞き、詳細を知りたいと思いました。)

Our company is interested in acquiring your products and would like to request a formal quote and proposal from your company.
(弊社は貴社の製品の購入に興味がありますので、見積もりをお願いしたいと思います。)

書き出しの最初に簡単な挨拶文を入れる場合もあります。挨拶文の後に、上記の要件を伝える文を続けることになります。一般的な挨拶文は以下の通りです。

I hope this email finds you well.
I trust this email finds you well.
I hope this message finds you well.
I hope you are doing well.
I hope you are well.
I trust you are well.
(お元気のことと思います。)

簡単な自己紹介を書き出しに入れる場合もあります。上記の簡単な挨拶の前後、もしくは、挨拶の代わりに自己紹介を入れ、その後に要件を書きます。

My name is ＜名前＞, and I am ＜役職名＞ of ＜会社名＞.
(＜会社名＞の＜役職名＞であります＜名前＞と申します。)

My name is ＜名前＞, and I am reaching out on behalf of ＜会社名＞.
(＜名前＞と申します。＜会社名＞を代表してご連絡いたしました。)

I am ＜名前＞, a representative of ＜会社名＞.
(＜会社名＞の担当者である＜名前＞と申します。)

なお、英語メールの書き出しについては「英語メール【書き出し】ビジネスの目的別55例文！完全保存版」にも詳しく書いています。

5. ビジネス英語問い合わせメール｜【問い合わせ内容】使えるフレーズ6選

問い合わせ内容の詳細については以下のような書き方があります。

Could you please provide me with detailed information about ＜問い合わせ内容＞?
(＜問い合わせ内容＞に関する詳細情報をご提供いただけますか。)

Could you kindly furnish us with details such as ＜問い合わせ内容＞?
(＜問い合わせ内容＞のような詳細をご提供いただけますか。)

I would appreciate it if you could share ＜問い合わせ内容＞.
(＜問い合わせ内容＞ご提供いただけますと幸いです。)

I am interested in knowing more about ＜問い合わせ内容＞.
(＜問い合わせ内容＞に関する詳細に興味があります。)

If you could provide more information on ＜問い合わせ内容＞, that would be much appreciated.
(＜問い合わせ内容＞についての情報をご提供いただければ幸いです。)

I would appreciate it if you could send ＜依頼するのも＞ that might help me better understand ＜問い合わせ商品＞.
(＜問い合わせ商品＞をよりよく理解するために、＜依頼するのも＞をご送付いただければ幸いです。)

例えば、以下のように使われています。

Could you please provide me with detailed information about ＜your product range, pricing, and delivery options＞?
(＜貴社の製品ラインナップ、価格、そして配送＞に関する詳細情報をご提供いただけますか。)

Could you kindly furnish us with details such as ＜program durations, certifications provided, and any customizable options available＞?
(＜プログラムの期間、修了証、そしてカスタム可能性＞のような詳細をご提供いただけますか。)

I would appreciate it if you could share ＜any current promotions or discounts available＞.
(＜販売プロモーションやディスカウントなどもしあれば＞ご提供いただけますと幸いです。)

I am interested in knowing more about ＜this product and would like to schedule a meeting at your convenience＞.
(＜この製品＞に関する詳細に興味がありますので、＜ご都合がよいときにご面談をお願いしたいと思います。＞)

If you could provide more information on ＜the costs, timeline, and the kind of deliverables you offer＞, that would be much appreciated.
(＜価格、タイムライン、そして貴社が提供している選択肢＞についての情報をご提供いただければ幸いです。)

I would appreciate it if you could send ＜any brochures or product documentation＞ that might help me better understand ＜your products＞.
(＜貴社の製品＞をよりよく理解するために、＜カタログなどの資料＞をご送付いただければ幸いです。)

6. ビジネス英語問い合わせメール｜【締めの言葉】使えるフレーズ10選

問い合わせのメールの一般的な締めの言葉は以下の通りです。お礼の表現と、連絡を期待する表現とありますが、両方書くこともよくあります。

まずはお礼の表現です。

Thank you for your attention to this matter/inquiry.
(本件／問い合わせにご対応いただき感謝します。)

Thank you for your time and consideration.
(ご検討ありがとうございます。)

Thank you for taking the time to read my inquiry.
(当方の問い合わせにご対応いただき感謝します。)

Thank you for considering this opportunity.
(この機会をご検討いただき感謝します。)

次に、連絡を期待する表現です。

Looking forward to your prompt response.
(迅速なご対応と期待しています。)

We look forward to hearing from you soon.
(ご連絡をお待ちしております。)

We eagerly await your response.
(ご返信を心待ちにしております。)

We would appreciate it if you could respond to this email at your earliest convenience.
(なるべく早めにご返信いただけますと幸いです。)

It would be greatly appreciated if you could send me the details as soon as possible.
(できるだけ早めに詳細をご送付いただけますと幸いです。)

最後に、先方からの質問の有無を聞く場合もあります。

If you require any information from us, please let us know.
(もし当方からの情報が必要な場合はご連絡ください。)

なお、英語メールの締めの言葉については「英語ビジネスメール【締めと結びの言葉】目的別63例文｜保存版」にも詳しく書いています。

7. ビジネス英語問い合わせメール｜【結びの挨拶 & 署名】使えるフレーズ7選

問い合わせのメールの一般的な結びの挨拶は以下の通りです。相手の名前を知っている場合と知らない場合で使える表現が異なるので注意が必要です。

相手の名前を知らない場合のみ使用可能：

Yours faithfully,

相手の名前を知っている場合のみ使用可能：

Yours sincerely,

相手の名前を知っている・知らない関係なく使用可能：

Sincerely,
Respectfully,
Yours truly,
Regards,

最後に署名についてです。英語メールでの署名は、順番が日本語とは逆になるので注意が必要です。名前、部署名、会社名、そして必要に応じて住所、電話番号、emailアドレス、Webサイトのアドレスの順番で書きます。

Koichi Oyanagi
Chief Executive Officer
The English Club
TEL: 03-1234-5678
Website: https://english-club.jp

なお、英語メールの結びの挨拶と署名については「英語ビジネスメール【締めと結びの言葉】目的別63例文｜保存版」にも詳しく書いています。

8. ビジネス英語問い合わせメール｜問い合わせ内容別【サンプルメール】5選

英語での問い合わせメールを、問い合わせ内容別に5つ紹介しましょう。

8.1.【製品】に関する問い合わせ

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about your computer chips. I would like to know the specifications and availability of the product.
(お元気のことと思います。貴社のコンピューターチップついてお伺いしたくメールを書いております。製品のスペックと供給可能性についてご教示ください。)

Please provide me with any additional information you have regarding the product. It would be greatly appreciated if you could also let me know if there are any discounts or promotions currently available.
(また、製品に関する追加の情報をご提供ください。加えて、ディスカウントや販売プロモーションなどがありましたらご教示いただけますと幸いです。)

Thank you for your attention and prompt response.
(迅速なご対応に感謝いたします。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

8.2.【価格】に関する問い合わせ

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the prices for computer chips that your company offers.
(お元気のことと思います。貴社が提供しているコンピューターチップの価格についてお伺いしたくご連絡しました。)

Could you please provide me with the following information:
(下記の情報をご提供いただけますでしょうか。)

1. Price per unit/quantity
2. Minimum order quantity (if applicable)
3. Delivery time
4. Available payment methods
5. Any discounts or promotions currently available
(1.単価、2.最小オーダー数（もしあれば）、3.配送日数、4.支払方法、5.販売プロモーションやディスカウントなど)

It would be greatly appreciated if you could send me the details as soon as possible, as I am comparing prices from different suppliers.
(他社との価格と比較するために、なるべく早めに詳細をご送付いただけますと幸いです。)

Thank you for your attention.
(ご対応ありがとうございます。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

8.3.【配送】に関する問い合わせ

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I would like to inquire about the shipping details for the product I recently purchased. Could you please provide me with information on the shipping costs and the estimated timeline for delivery? Additionally, I would also appreciate any other relevant details regarding the shipping process.
(お元気のことと思います。最近購入しました製品の配送についてお伺いしたいと思います。配送コストの詳細と配送日数をご教示ください。加えて、配送プロセスに関するほかの情報があれば、それらもお願いします。)

Thank you for your attention and I look forward to your prompt response.
(ご対応ありがとうございます。迅速なご連絡を期待しています。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

8.4.【返金】に関する問い合わせ

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I have recently purchased a few items from your store and I am interested in learning more about your returns and refund policy. The items in question are computer chips that your company offers.
(お元気のことと思います。最近貴店からいくつかの商品を購入しましたが、返品と返金について教えてください。商品は貴社が提供していますコンピューターチップです。)

Unfortunately, upon receiving the items, I discovered that they do not meet my expectations. There are several issues with the items. Therefore, I would like to request a refund for these items as per your stated refund policy.
(残念ながら、商品が届いたとき、当方が期待していたものとは異なることがわかりました。幾つかの問題がありました。したがって、貴社の返金ポリシーにしたがって、これらの商品を返品したいと思います。)

Could you please provide me with the necessary information regarding the return process and any required documentation? Additionally, I would appreciate it if you could let me know the expected timeline for the refund to be processed.
(返品に必要な情報や必要な書類などをご教示ください。加えて、返金に要する時間についてもご教示いただけますと幸いです。)

Thank you for your attention to this matter. I look forward to receiving a prompt response.
(ご対応ありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

8.5.【協業】に関する問い合わせ

Dear Mr. Smith,

I trust this email finds you well. Our company is interested in exploring partnership opportunities with organizations that share our vision for English education. We believe that a collaboration between our companies could lead to innovative solutions and shared success.
(お元気のことと思います。弊社は、英語教育に関するビジョンを共有する組織との協業を模索しております。弊社との協業は先進的なソリューションの提供と成功を共有することができると信じております。)

Could we schedule a meeting to discuss potential areas of collaboration and how we can leverage each other’s expertise? Please let us know your availability so we can arrange a convenient time for a discussion. We are excited about the possibility of working together and achieving mutual objectives.
(どの分野で協業可能かどうかと、お互いの強みをどのように活かせるかについて議論したいと思いますので、お打ち合わせの機会を頂戴できますでしょうか。ご都合の良い日時をご教示いただけますか。一緒に働けることと、お互いの目的を達成することにワクワクしております。)

Thank you for considering this partnership inquiry. We look forward to your response.
(協業についてご検討いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

9. ビジネス英語問い合わせメール｜注意すべき4つのこと

1. 具体的・プロフェッショナルに書くこと！問い合わせ内容を具体的に書いた方が、返信してくれる可能性が高くなります。そして、ビジネスでの問い合わせはフォーマルであるべきです。丁寧に、礼儀を大切にし、あまりフレンドリーになりすぎないように注意してください。
2. あなたが誰かを書くこと！ビジネス上で問い合わせのメールを送る際は、名乗ることが重要です。いきなり要望を書くことは避けましょう。相手は、誰とコミュニケーションをとっているかを知れば、真剣に返信してくれる可能性が高くなります。
3. 何を、いつ、なぜ望んでいるかを明確に書くこと！問い合わせ内容について「What/When/Why」を明確に書いた方が、返信してくれる可能性が高くなります。受信者は送信者の真剣さを感じることができるからです。
4. 短く、簡潔に書くこと！あなたと同じように、メールの受信者も忙しいのです。米マーケティング会社のHubspot は、50〜125ワードの長さのメールを推奨しています。長くても200ワード以内にすることを心がけましょう。

10. ビジネス英語【問い合わせへの返信メール】使えるフレーズとメール19例

今度は、問い合わせのメールに対して返信する際のメールについてです。ここでは、書き出しと締めの言葉で使えるフレーズと、問い合わせ内容別のサンプルメールを紹介しましょう。

10.1. 問い合わせへの返信メール｜【書き出し】使えるフレーズ13選

問い合わせに対する返信メールの一般的な書き出しは以下の通りです。

Thank you for your inquiry.
(お問い合わせありがとうございます。)

Thank you for your inquiry about our product/service.
(弊社の製品／サービスについてお問い合わせいただきありがとうございます。)

We really appreciate your inquiry about our products/services.
(弊社の製品／サービスについてお問い合わせいただき本当に感謝いたします。)

It is a pleasure to respond to your inquiry about our products/services.
(弊社の製品／サービスについてのお問い合わせに喜んでご回答いたします。)

Thank you for reaching out. I can certainly help you with that!
(お問い合わせありがとうございます。喜んでご対応させていただきます！)

依頼された情報を参照するときの表現は以下の通りです。

Please find the product description attached.
(製品情報については添付をご参照ください。)

Please find more information attached.
(追加情報については添付をご参照ください。)

To respond further to your question, please follow the link attached.
(ご質問に対する更なる回答は、添付のリンクをご参照ください。)

Here is a price quote as per your request.
(以下は、ご要望の価格見積もりです。)

Here is some more information to answer your inquiry.
(以下は、お問い合わせについての更なる追加情報です。)

Please find additional information about our company in the document attached.
(弊社についての追加情報は添付の資料をご参照ください。)

その他、以下のような返答表現もあります。

Happy to receive your inquiry. Could you please complete this form so we can better understand your question?
(お問い合わせありがとうございます。お問い合わせ内容の詳細を理解するために、このフォームにご記載ください。)

Thank you for your inquiry. If you would like to schedule a meeting to discuss our products and services further, feel free to reach out.
(お問い合わせありがとうございます。もし弊社の製品やサービスについてお打ち合わせをご希望の場合はご連絡ください。)

10.2. 問い合わせへの返信メール｜【締めの言葉】使えるフレーズ2選

問い合わせに対する返信メールの一般的な締めの言葉は以下の通りです。

Thank you again for reaching out. If you have further questions and queries in the future, do not hesitate to reach out.
(ご連絡いただき、再度お礼申し上げます。追加のご質問などございましたら、遠慮なくご連絡ください。)

Thank you again for your inquiry. I hope my answers to your question are satisfactory.
(ご連絡いただき、再度お礼申し上げます。お問い合わせに対して十分にお答えしていることを願っています。)

10.3. 問い合わせへの返信メール｜問い合わせ内容別【サンプルメール】4選

問い合わせに対する返信メールを、問い合わせ内容別に5つ紹介しましょう。

【価格】に関する問い合わせへの返信メール例

Dear Mr. Smith,

Thank you for your inquiry. As an organization, we have several different packages tailored to suit your needs. We also offer custom packages as required. Our packages include:
(お問い合わせありがとうございます。組織として、弊社は貴社のニーズにお応えするために、いくつかの異なるパッケージがございます。加えて、ご要望に応じてカスタムすることも可能です。弊社のパッケージは以下の通りです：)

Basic: We will do basic data entry and online research—Starting from $100
(ベーシック – 100ドルから：ベーシックなデータエントリーとオンラインリサーチが含まれます。)

Economy: This consists of all of the services in basic. As an add-on, we will do data management and analysis for you—Starting from $200
(エコノミー – 200ドルから：ベーシックの内容に加えて、データマネジメントと分析が含まれます。)

First-class: This includes all of the services in basic and economical packages. As an add-on, we will do CRM management, website administration and SEO for your website—Starting from $500
(ファーストクラス – 500ドルから：ベーシックとエコノミーの内容に加えて、CRMマネジメントとSEOを含めたウェブサイト管理が含まれます。)

I’ve attached a PDF that better outlines our services below. In case you have further questions, please don’t hesitate to let me know.
(下記に弊社のサービスの詳細アウトラインを記載したPDFを添付いたしました。追加のご質問等ございましたら、遠慮なくご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

【配送】に関する問い合わせへの返信メール例

Dear Mr. Smith,

Thank you for your Inquiry. To better understand our shipping procedures and timelines, please see this page (https://english-club.jp). Here, you’ll find detailed information about our shipping, including any current delays you need to be aware of. On average, it takes us 3 business days to dispatch your order. Shipping times are between 2 and 14 business days.
(お問い合わせありがとうございます。弊社の配送とタイムラインをよりよくご理解いただくために、(https://english-club.jp) のページをご参照ください。配送についての詳細に加え、現在の配送の遅れについてもご確認いただけます。平均しますと、配送準備に3営業日、配送に2〜14営業日いただいております。)

If you need further clarification about your order, do not hesitate to let me know.
(貴社の注文について更なる情報が必要であれば、遠慮なくご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

【ディスカウント】に関する問い合わせへの返信メール例

Dear Mr. Smith,

Thank you for reaching out. Our company requires you to have coupons for you to get discounted prices on our products. Furthermore, we send our regular clients discount coupon codes to their emails to help them have a better shopping experience with us. Be on the lookout for our emails. Please visit this page to better understand our discount policies (https://english-club.jp).
(ご連絡ありがとうございます。弊社の製品をディスカウント価格でご購入いただくには、クーポンが必要です。通常のお客様には、快適にご購入いただくために、ディスカウントクーポンをメールでご送付しております。弊社からのメールをご確認ください。弊社のディスカウントポリシーについては、(https://english-club.jp) をご確認ください。)

Feel free to reach out in case you have further questions.
(追加の質問があればご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

【返金】に関する問い合わせへの返信メール例

Dear Mr. Smith,

Thank you for reaching out about getting a refund. Unfortunately, our refund policy dictates a return of the product within 14 days. I see the product you purchased from us was bought over 14 days ago. At this time, I’m unable to refund the item.
(返金についてのご連絡ありがとうございます。しかしながら、弊社の返金ポリシーでは、返金には14日以内に商品を返送していただく必要があります。貴社がご購入した商品は14日以上前のものでございます。したがって返金はできかねます。)

Please visit this page for further information about our refund policies (https://english-club.jp).
(弊社の返金ポリシーの更なる情報については、(https://english-club.jp) をご参照ください。)

If you have any other queries, do not hesitate to contact me.
(その他何かございましたら、遠慮なくご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
XYZ Corporation

なお、英語の返信メールについては「英語ビジネスメール【返信】定型フレーズ73選 & サンプルメール」も参考にしてください。

英語ビジネスメールの書き方の全般的な概要については、「ビジネス英語メール｜件名・書き出しから結びまで！例文100選」を参考にしてください。