英語ビジネスメール【返信】定型フレーズ73選&サンプルメール

1. 英語ビジネス【返信メール】基本フォーマット

ビジネスでの英語返信メールの基本フォーマットは以下の通りです。

2. 英語でメール返信｜【宛名】

ビジネスで使用される最も一般的な【フォーマルな宛名】の書き方は、”Dear Mr./Ms. + ラストネーム（姓）” です。”Mr./Ms.” を付けずに “Dear + フルネーム（名・姓）” も一般的です。

Dear Mr. Smith,

Dear Donald Smith,

ビジネスで使用される最も一般的な【セミフォーマルな宛名】の書き方は、”Hello Mr./Ms. + ファーストネーム（名）” です。”Dear + ファーストネーム（名）” も一般的です。

Hello Mr. Donald,

Dear Donald,

なお、相手の名前がわからない場合など、英語ビジネスメールの【宛名】の詳細については「英語ビジネスメール【宛名の書き方】”Dear””Mr.” などの使い方」を参考にしてください。

3. 英語でメール返信｜【導入】

まずはメールをいただいたことに対するお礼を述べましょう。よく使用される定型フレーズを紹介します。

最も一般的なフレーズ：

Thank you for your email.
(メールありがとうございます。)

Thanks so much for contacting us.
(ご連絡いただき誠にありがとうございます。)

お問い合わせのメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you for your inquiry about ＜our products＞.
(＜弊社の製品＞についてお問い合わせいただきありがとうございます。)

I appreciate your question about ＜the price of our services＞.
(＜弊社のサービスの価格＞についてご質問いただき感謝いたします。)

Thank you for your email requesting information about ＜our products＞.
(弊社の製品についての情報をリクエストいただきありがとうございます。)

Thank you for your interest in learning more about our services.
(弊社のサービスについてご興味をお持ちいただきありがとうございます。)

It is a pleasure to respond to your inquiry about our products.
(弊社の製品に関するお問い合わせに喜んでご回答いたします。)

We appreciate your interest and the opportunity to provide you with the information you are seeking.
(ご興味をお持ち頂いたことと、情報をお伝えする機会を頂いたことに感謝いたします。)

依頼やお願いのメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you for your email requesting a meeting with ＜our Executive Officer＞.
(＜弊社の役員＞との面談をご依頼いただきありがとうございます。)

Thank you for your email requesting confirmation of ＜your order＞.
(＜貴社のご注文＞の確認をご依頼いただきありがとうございます。)

Thank you for your email requesting advice/our views/feedback on ＜the project X＞.
(＜プロジェクトX＞に関する当方のアドバイス／見解／フィードバックをご依頼いただきありがとうございます。)

提案・申し出のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you for the proposal.
(ご提案ありがとうございます。)

We really appreciate the time you put into this proposal.
(貴社がこのご提案に費やした時間に対して深く感謝いたします。)

Thank you for sending the proposal. I appreciate the time you put into it.
(ご提案をご送付いただきありがとうございます。このご提案に時間を費やしていただき感謝します。)

連絡・通知のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you for the information.
(情報ありがとうございます。)

Thank you for keeping me informed.
(情報共有感謝いたします。)

I appreciate you sharing the information with me.
(当方に情報を共有していただきありがとうございます。)

苦情のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

We have received your complaint and are looking into the matter.
(苦情を受領いたしました。確認致します。)

I appreciate you making us aware of your negative experience.
(苦情をご報告いただきありがとうございます。)

We take customer satisfaction seriously and are glad to hear from you.
(弊社は顧客満足度を重要視しておりますで、ご連絡いただき感謝いたします。)

I am so sorry your experience with our company has not met your expectations.
(貴社のご期待に沿うことができずお詫びいたします。)

I understand you’ve been facing difficulties with your order.
(ご注文についてご面倒をおかけ致しております。)

4. 英語でメール返信｜【主旨】

次はメールの主旨である受領したメールに対する回答です。よく使用される定型フレーズを紹介します。

問い合わせ・依頼やお願いのメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Here/The followings are the details you requested:
(これ／以下がご要望の詳細です。)

Please find the ＜product description＞ attached.
(＜製品の説明書＞を添付いたしまたのでご確認ください。)

In the document attached, you will get the ＜breakdown of the main services we offer＞.
(添付の資料に、＜弊社が提供している主なサービスの詳細＞が記載されています。)

To respond further to your question/inquiry, please follow the link attached.
(ご質問／お問い合わせについての更なる情報は、添付のリンクをご参照ください。)

We are currently reviewing your inquiries, and we will provide a comprehensive response as soon as possible.
(現在お問い合わせ内容を確認しております。なるべく早くご回答いたします。)

提案・申し出のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

After due consideration we’d like to go ahead with the proposal.
(検討の結果、ご提案を進めたいと思います。)

We’re interested in working with you and want to move forward.
(貴社との協業を進めることに興味があります。)

After due consideration we’ve decided not to go ahead at this time.
(検討の結果、今回は推進しないことといたしました。)

Unfortunately, we can’t go ahead at this time due to budget.
(残念ながら、予算上今回は推進できません。)

We would like to go ahead with the proposal. Let’s schedule a meeting to discuss next steps.
(ご提案を進めたいと思います。次のステップについて議論するミーティングを設定しましょう。)

Before we proceed, I’d like to get more info on a few points, particularly ＜the timeline＞ in the proposal.
(進める前に、特に＜スケジュール＞などのいくつかの点について、より詳細の情報をお願いします。)

連絡・通知のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

I will review the information provided and will get back to you shortly.
(頂戴した情報を確認後、すぐにご連絡します。)

I wanted to let you know that I have received your email dated ＜April 1st＞.
(＜4月1日＞付けメールを受領したことをご連絡します。)

I can confirm that we have received your email, and I wanted to acknowledge receipt.
(メールを受領しましたのでご連絡いたします。)

Thank you for sending me the information. I can acknowledge that I have received it.
(情報をご送付いただきありがとうございます。受領したことをご連絡いたします。)

苦情のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

I want to extend my sincerest apologies for the oversight regarding ＜your order＞.
(＜貴社のオーダー＞に関する弊社のミスについて謝罪したいと思います。)

I’m sorry to hear that ＜our service＞ did not meet your expectations.
(＜弊社のサービス＞が貴社のご期待に応えることができず大変申し訳ございません。)

I’m sorry for the frustration you’ve been experiencing recently.
(この件についての不平・不満についてお詫びいたします。)

I can only imagine how frustrating this must be for you, and I’m truly sorry for the inconvenience.
(貴社にとって本件は不満だったと思います。ご不便をおかけし本当に申し訳ございません。)

We’re working closely with them to resolve this quickly.
(早急に解決するようにいたします。)

I understand the inconvenience it may have caused, and we are currently working to rectify the situation as quickly as possible.
(本件によりご不便をおかけしております。なるべく早く状況が改善するようにいたします。)

5. 英語でメール返信｜【締めの言葉】

最後に締めの言葉として、お礼や今後についての言葉を添えましょう。よく使用される定型フレーズを紹介します。

問い合わせ・依頼やお願いのメールに返信する場合に使えるフレーズ：

I hope this information is helpful.
(この情報がお役に立てれば幸いです。)

I hope you find this information useful.
(この情報がお役に立てれば幸いです。)

Please let me know how I can assist you further.
(更にお役に立てることがあればご連絡ください。)

In case you have further questions, please don’t hesitate to let me know.
(更にご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。)

If there’s anything else I can assist you with or if you have further questions, please let me know.
(更なるご質問や、お役に立てることがあればご連絡ください。)

If you have any further questions or need additional details, please feel free to reach out.
(更なるご質問や追加の情報が必要な場合は、いつでもご連絡ください。)

Please feel free to reach out to us with any additional questions or concerns you may have.
(もし追加の質問や懸念てんがあれば、いつでも弊社にご連絡ください。)

Please let me know if you need anything else in the meantime.
(その間、他にも何か必要な場合はご連絡ください。)

In the meantime, please feel free to visit our website at ＜ウェブサイトのURL＞ or contact us directly if you have any additional questions or require further assistance.
(その間、もし追加の質問や、他に何かできることがあれば弊社のウェブサイトをご確認いただくか、直接当方にご連絡ください。)

提案・申し出のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you for your time and we’ll talk soon.
(お時間ありがとうございました。すぐにご連絡いたします。)

Looking forward to hearing from you soon and we’ll talk next steps.
(次のステップについてお話しするためにご連絡をお待ちしております。)

We appreciate the opportunity and look forward to working with you in the future.
(機会を頂戴しありがとうございました。一緒に働けることを楽しみにしております。)

連絡・通知のメールに返信する場合に使えるフレーズ：

Thank you again for your information.
(情報を頂戴したことを再度お礼いたします。)

I appreciate the time you put into this.
(お時間をかけていただいたことに感謝いたします。)

Let me know if there’s anything I can do on my end.
(当方で何かできることがあればご連絡ください。)

Should you ever require my assistance or any information from my end, please don’t hesitate to contact me.
(当方からの情報やお役に立てることがあればご連絡ください。)

苦情のメールに返信する場合や謝罪に使えるフレーズ：

Again, we are very sorry for the inconvenience caused.
(ご迷惑をおかけしたことを再度お詫びいたします。)

Once again, I apologize for any inconvenience this may cause.
(本件がおかけしたご迷惑に対して再度お詫びいたします。)

Thank you for your understanding and patience.
(ご理解のほどよろしくお願いいたします。)

Thank you for your understanding as we work to resolve this. We truly appreciate your patience.
(本件を解決させていただきますのでご理解のほどよろしくお願いいたします。お待ちいただけますと幸いです。)

We are truly sorry for the inconvenience and hope to offer you better services in the future.
(ご迷惑をおかけし本当に申し訳ございません。今後はより良いサービスを提供いたします。)

6. 英語でメール返信｜【結びの挨拶】

ビジネスで使用される最も一般的な【フォーマルな結びの言葉】は以下の通りです。

Sincerely,

Regards,

ビジネスで使用される一般的な【カジュアルな結びの言葉】は以下の通りです。

Best regards,

Yours,

なお、英語ビジネスメールでの、その他の【結びの言葉】については「英語ビジネスメール【締めと結びの言葉】目的別63例文｜保存版」を参考にしてください。

7. 英語でメール返信｜【署名】

英語のビジネスメールでの署名は、日本語の場合と順番が逆になります。「あなたの名前」「役職名」「部署名」「会社名」の順番で書きましょう。

Taro Tanaka
Senior Manager
Customer Service Department
ABC Corporation

8. 英語ビジネス【返信メール】サンプル

問い合わせメールに対する一般的な返信メールのサンプルをご紹介します。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your inquiry about our products. We appreciate your interest and the opportunity to provide you with the information you are seeking.
(弊社の製品に関するお問い合わせをいただきありがとうございます。ご興味をお持ち頂いたことと、情報をお伝えする機会を頂いたことに感謝いたします。)

In the document attached, you will get the breakdown of the main products we offer.
(添付に資料に、弊社が提供している主な製品の情報が記載されておりますのでご確認ください。)

Please feel free to reach out to us with any additional questions or concerns you may have. We look forward to the possibility of working with you and helping you achieve your goals.
(追加のご質問や懸念点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。貴社の目的達成のお役に立てることを楽しみにしております。)

Regards,
Taro Tanaka
Senior Manager
Marketing Department
ABC Corporation

依頼・お願いメールに対する一般的な返信メールのサンプルをご紹介します。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your email requesting a meeting with our Executive Officer, Donald Trump.
(弊社の役員であるドナルド トランプとの面談をご依頼いただきありがとうございます。)

Unfortunately, Donald Trump is already scheduled for a meeting at that time and will not be available. I apologize for any inconvenience this may cause.
(残念ながら、そのお時間ドナルド トランプは他のミーティングが入っております。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。)

It would be appreciated if you could let us know a different time that works for both of us.
(双方にとって都合の良い他の日時をご教示いただけますと幸いです。)

Regards,
Taro Tanaka
Senior Manager
Marketing Department
ABC Corporation

提案・申し出メールに対する一般的な返信メールのサンプルをご紹介します。

Dear Mr. Smith,

I am delighted to accept your proposal. After reviewing your proposal, it was clear that your services are a great match for our current business needs.
(貴社のご提案を喜んでお受けいたします。ご提案の通り、貴社のサービスは弊社のニーズにマッチすることが明確です。)

If possible, I would like to schedule a call with you next Tuesday at 9:00 a.m. to discuss the proposal and finalize the details. Please contact me at ＜Tel number＞ or ＜email address＞ to confirm this date and time will work for your schedule to discuss.
(可能であれば、次の火曜日午前9時にお電話でご提案の詳細についてお話ししたいと思います。ご都合が良いかどうかをお電話（電話番号）もしくはメール（メールアドレス）でご連絡いただけますか。)

I believe this arrangement will be of great benefit to both of our businesses and I look forward to finalizing the details and getting started.
(このご提案は双方にとって有益であると信じております。詳細を詰めた後、進めさせていただくことを楽しみにしております。)

Regards,
Taro Tanaka
Senior Manager
Marketing Department
ABC Corporation

連絡・通知メールに対する一般的な返信メールのサンプルをご紹介します。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your email dated April 1st. I am writing to confirm that I have received it.
(4月1日付のメールありがとうございました。受領の確認させていただきます。)

I will review the information provided and will get back to you with my feedback shortly.
(頂戴した情報を確認したのち、すぐにご連絡させていただきます。)

If you need any additional information in the meantime, please do not hesitate to reach out.
(その間、追加の情報が必要な場合はご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
Senior Manager
Marketing Department
ABC Corporation

苦情メールに対する一般的な返信メールのサンプルをご紹介します。

Dear Mr. Smith,

I am so sorry your experience with our company has not met your expectations.
(貴社のご期待にお応えすることができず大変申し訳ございません。)

Customer satisfaction is our top priority, and I am truly sorry that wasn’t demonstrated to you. While we’d love the opportunity to regain your trust, we understand how frustrated you might be. My deepest apologies for any inconvenience we have caused you.
(顧客満足は弊社にとって一番重要です。貴社にそれを体験していただくことができず大変申し訳ございません。大変な不満があろうかと存じますが、貴社の信頼を取り戻す機会を頂ければと存じます。おかけしたご迷惑に対して深くお詫び申し上げます。)

Please let us know if you have any additional questions, concerns, or comments, or if we may be of assistance at any point in the future.
(もし追加でご質問、ご懸念、コメント、弊社にできることなどございましたらご連絡ください。)

Regards,
Taro Tanaka
Senior Manager
Marketing Department
ABC Corporation