英語の電話対応｜ビジネス英語完璧マニュアル＆厳選フレーズ！

1. 英語で電話が掛かってきたら… まずは名乗ろう！

Good morning (Good afternoon / Good evening).
（読み：グッド モーニング（グッド アフタヌーン／グッド イブニング））
（意味：おはようございます（こんにちは／こんばんは）。）

This is <Nippon Corporation>, <International Sales> Department, <Tanaka> speaking.
（読み：ジス イズ ＜ニッポン コーポレーション＞, ＜インターナショナル セールス＞デパートメント, ＜タナカ＞スピーキング）
（意味：＜日本＞ 株式会社 ＜国際営業＞ 部の ＜田中＞ です。）

ヒント：最初から要件をベラベラ話し出す人もいるが、そんな場合は無視していい。何をいっているのかわからなくても、どんな場合でも、名乗りから初めてこちらのペースに引き込もう。

2. 名乗ったあとは… 相手の会社名と名前を聞こう！

Who’s calling please?
（読み：フーズ コーリング プリーズ？）
（意味：どちら様でしょうか？）

May I have your name and company’s name (again), please?
（読み：メイ アイ ハブ ユア ネーム アンド カンパニーズ ネーム（アゲイン）プリーズ？）
（意味：お名前と会社名を（もう一度）お伺いしてもよろしいですか？）

ヒント：相手がまたベラベラ話し出しても、「Excuse me.」（エクスキューズ ミー）と言って、どこの誰かを聞き出そう。他の人に電話を代わってもらう場合でも、誰からの電話なのかを理解してからにしたい。

3. 誰なのか聞き取れない場合は… 聞き直そう！

Sorry? / Pardon me? / Excuse me?
（読み：ソーリー？／パードン ミー／エクスキューズ ミー？）
（意味：すみません。）

I am sorry, but could you say that again, please?
（読み：アイム ソーリー, バット クッド ユー セイ ザット アゲイン プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう一回言って頂けますか？）

I am sorry, but can you speak a little slower, please?
（読み：アイム ソーリー, バット キャン ユー スピーク ア リトル スローワー, プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう少しゆっくり言って頂けますか？）

I am sorry, but can you speak a little louder, please?
（読み：アイム ソーリー, バット キャン ユー スピーク ア リトル ラウダー, プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう少し大きな声で言って頂けますか？）

Could you spell your name (your company’s name) for me, please?
（読み：クッド ユー スペル ユア ネーム（ユア カンパニーズ ネーム）フォー ミー プリーズ？）
（意味：お名前（会社名の）のスペルを教えていただけますか？）

ヒント：あせらないで。聞き取れないのは相手のせいだ。また、スペルを「フォネティック・コード」でいう方もいる。知らない方は、一番下に添付した「フォネティック・コード」を確認しておこう。

4. 英語を話せる人に電話を代わる場合は… 待ってもらおう！

One moment, please.
（読み：ワン モーメント プリーズ）
（意味：少々お待ちください。）

I will put you through to the person in charge. Hold the line, please.
（読み：アイ ウィル プット ユー スルー トゥ ザ パーソン イン チャージ. ホールド ザ ライン プリーズ）
（意味：担当に代わりますので少々お待ちください。）

ヒント：お疲れ様でした。次はもっと対応できるように準備しておこう。下記の用語集や、電話をかける場合の、「英語で電話をかける｜ビジネス英語完璧マニュアル＆NGポイント5つ」も参考にしてほしい。

5. 間違い電話かなと思ったら… 確認しよう！

I’m sorry, I think you have the wrong number.
（読み：アイム ソーリー アイ シンク ユー ハブ ザ ロング ナンバー）
（意味：すみませんが、番号をお間違えではないですか。）

What number are you calling?
（読み：ワット ナンバー アー ユー コーリング？）
（意味：電話番号は何番におかけですか？）

ヒント：相手から番号を聞いて、間違い電話だった場合は、再度「You have the wrong number.（ユー ハブ ザ ロング ナンバー）」（番号をお間違えです。）といってあげよう。

6. 相手がわかったら… 用件を聞いてみよう！

How may I help you?
（読み：ハウ メイ アイ ヘルプ ユー？）
（意味：ご用件はなんでしょうか？）

What can I do for you?
（読み：ワット キャン アイ ドゥ フォー ユー？）
（意味：私に何かできることはありますか？）

ヒント：要件が聞き取れなかったら場合は他の人に代わってもらえばいい。理解できたら儲けものだ。気楽に聞いてみよう！

7. 要件を聞き取れない場合は… 簡単にあきらめないで！

もうちょっと頑張る場合…

I am sorry, but could you say that again, please?
（読み：アイム ソーリー, バット クッド ユー セイ ザット アゲイン プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう一回言って頂けますか？）

I am sorry, but can you speak a little slower, please?
（読み：アイム ソーリー, バット キャン ユー スピーク ア リトル スローワー, プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう少しゆっくり言って頂けますか？）

ヒント：聞き取れないのは相手のせいだ！簡単にあきらめないで。何度か聞いても聞き取れない場合は、相手もイライラするかもしれないので誰かに代わってもらおう。

あきらめて誰かに代わってもらう場合…

One moment, please.
（読み：ワン モーメント プリーズ）
（意味：少々お待ちください。）

I will put you through to the person in charge. Hold the line, please.
（読み：アイ ウィル プット ユー スルー トゥ ザ パーソン イン チャージ. ホールド ザ ライン プリーズ）
（意味：担当に代わりますので少々お待ちください。）

ヒント：電話を代わってもらう人には、聞き取った情報をできるだけ詳しく伝えよう。英語ができる人でも、いきなり電話を代わるのは緊張するもの。サポートしよう！

8. 相手が社内の誰かと話したいと言っている場合は…

One moment, please.
（読み：ワン モーメント プリーズ）
（意味：少々お待ちください。）

Let me check if he/she’s in his/her office.
（読み：レット ミー チェック イフ ヒー／シー イズ イン ヒズ／ハー オフィス？）
（意味：確認致しますので、少々お待ちください。）

ヒント：相手が言ったことを確認するには、相手が言ったことを繰り返せばいい。例えば、「I would like to talk to Mr. Suzuki.」と言われたら、「You would like to talk to Mr. Suzuki?」でいい。

9. 相手が（〜の件で） 担当者と話したいと言っている場合は…

One moment, please.
（読み：ワン モーメント プリーズ）
（意味：少々お待ちください。）

Let me check if the person in charge is in his/her office.
（読み：レット ミー チェック イフ ザ パーソン イン チャージ イズ イン ヒズ／ハー オフィス？）
（意味：担当者を確認致しますので、少々お待ちください。）

ヒント：＜鈴木＞と話したいと言われた場合と同じだ。2つ目の「if」の次の主語が「person in charge（パーソン イン チャージ）」（担当者） に変わっているだけ。

10. 担当者が ◯◯中の場合は…

電話中

I am afraid <Mr. Suzuki／the person in charge> is on the other line.
（読み：アイ アム アフレイド ＜ミスター スズキ／パーソン イン チャージ＞ イズ オン ジ アザー ライン）
（意味：すみませんが、＜鈴木／担当者＞は電話中です。）

ミーティング中

I am afraid <Mr. Suzuki／the person in charge> is in a meeting (at the moment).
（読み：アイ アム アフレイド ＜ミスター スズキ／パーソン イン チャージ＞ イズ イン ア ミーティング（アット ザ モーメント））
（意味：すみませんが、＜鈴木／担当者＞は（今）ミーティング中です。）

外出中

I am afraid <Mr. Suzuki／the person in charge> is out of the office at the moment. He/She will be back at around <3> o’clock.
（読み：アイ アム アフレイド ＜ミスター スズキ／パーソン イン チャージ＞ イズ アウトオブオフィスアットザモーメント. ヒー／シー ウィル ビー バック アット アラウンド ＜スリー＞ オクロック）
（意味：すみませんが、＜鈴木／担当者＞は今外出しています。＜午後3＞ 時頃には戻ります。）

休暇中

I am afraid <Mr. Suzuki／the person in charge> is taking a day off today.
（読み：アイ アム アフレイド ＜ミスター スズキ／パーソン イン チャージ＞ イズ テイキング ア デイ オフ トゥデイ）
（意味：すみませんが、＜鈴木／担当者＞は本日お休みを頂いています。）

ヒント：商品の問い合わせや、採用の件など、様々な要件がありえるが、自分が担当ではない限り、誰か電話を取り次ぐことになる。「〜の件で」と言う問い合わせの場合は、主語を「The person in charge（パーソン イン チャージ）」（担当者）に変えるだけだ。

11. 伝言はある？折り返しの電話は必要？聞いてみよう！

伝言を聞く場合

Can I take a message?
（読み：キャン アイ テイク ア メッセージ？）
（意味：メッセージをお預かりしましょうか？）

Would you like to leave a message?
（読み：ウッド ユー ライク トゥ リーブ ア メッセージ？）
（意味：何かメッセージはありますか？）

折り返しを聞く場合

Would you like him/her to call you back?
（読み：ウッド ユー ライク ヒム／ハー トゥ コール ユー バック？）
（意味：彼／彼女から折り返しお電話をさせましょうか？）

ヒント：伝言は聞き取れないことを恐れないで！最悪聞き取れなくても大丈夫。その挑戦なしに英語は上達しない。

12. 伝言を聞き取れない場合は… 聞き直そう！

I am sorry, but could you say that again, please?
（読み：アイム ソーリー, バット クッド ユー セイ ザット アゲイン プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう一回言って頂けますか？）

I am sorry, but can you speak a little slower, please?
（読み：アイム ソーリー, バット キャン ユー スピーク ア リトル スローワー, プリーズ？）
（意味：すみませんが、もう少しゆっくり言って頂けますか？）

ヒント：聞き取れないのはあなたのせいではない。聞き取りやすいように言ってくれない相手が悪いのだ。英語が「できる」「できない」は知的レベルの差ではない。

13. 念のため電話番号を聞いておこう！

May I have your phone number, please?
（読み：メイ アイ ハブ ユア フォン ナンバー, プリーズ？）
（意味：お電話番号をお伺いできますか？）

Let me just repeat that for you.
（読み：レット ミー ジャスト リピート ザット フォー ユー）
（意味：念のため繰り返させて頂きます。）

That’s <03-1234-5678>. Is that correct?
（読み：ザッツ ＜ゼロ スリー, ワン トゥー スリー フォー, ファイブ シックス セブン エイト＞. イズ ザット コレクト？）
（意味：＜03-1234-5678＞でよろしいでしょうか？）

ヒント：電話番号は必ず確認しよう。間違うと大問題になる可能性もある！最悪社名も名前も聞き取れなくても、電話番号さえ聞いておけばなんとかなる。

14. スムーズに電話を切ろう！

簡単に切りたい場合

Thank you for calling. Good-bye!
（読み：サンキュー フォー コーリング. グッド バイ）
（意味：お電話ありがとうございました。それでは失礼します。）

担当者に折り返し電話をさせる場合

Thank you for calling. I’ll (I will) get him/her to call you back. Good-bye!
（読み：サンキュー フォー コーリング. アイ ウィル ゲット ヒム／ハー トゥ コール ユー バック. グッド バイ）
（意味：お電話ありがとうございました。折り返しお電話をさせます。それでは失礼します。）

担当者にメッセージを預かった場合

Thank you for calling. I’ll (I will) make sure he/she gets the message. Good-bye!
（読み：サンキュー フォー コーリング. アイ ウィル メイク シュア ヒー／シー ゲッツ ザ メッセージ. グッド バイ）
（意味：お電話ありがとうございました。メッセージをお伝え致します。それでは失礼します。）

担当者が外出（休暇）から戻ったら電話をさせる場合

Thank you for calling. I’ll (I will) get him/her to call you as soon as he/she gets back to the office. Good-bye!
（読み：サンキュー フォー コーリング. アイ ウィル ゲット ヒム／ハー トゥ コール ユー アズ スーン アズ ヒー／シー ゲッツ バック トゥ ジ オフィス. グッド バイ）
（意味：お電話ありがとうございました。戻り次第折り返しお電話をさせます。それでは失礼します。）

担当者に電話があったことを伝える場合

Thank you for calling. I’ll tell him/her you called. Good-bye!
（読み：サンキュー フォー コーリング. アイ ウィル テル ヒム／ハー ユー コールド ユー. グッド バイ）
（意味：お電話ありがとうございました。電話があった事を伝えます。それでは失礼します。）

ヒント：「Have a nice day!」（良い一日を！）と言われた時は「You, too!」（あなたも。）でいい。日本語では「お前もな！」は失礼だが、「You, too!」は失礼な言い方ではない。

お疲れ様でした！そんなに難しくはなかったでしょう？誰でも最初の頃は緊張します。でも慣れてくれば大丈夫。時間があるときに、できれば声を出して、例文を何度も読んでおこう！

なお、電話をかける際の英語表現については「英語で電話をかける｜ビジネス英語完璧マニュアルと5つのNG英会話」でまとめてあるので、こちらも参考にして頂きたい。

15. ビジネスで英語の電話を受けるためのステップアップ用語集

ビジネスで電話対応するために、最低限知っておきたい単語と用語をまとめてみた。まずはここから始めよう！

これらの単語・用語と、ご紹介した上記の会話例を覚えておけば、電話の取り次ぎで戸惑うことも少なくなるだろう。自信もついてくるはずだ。少しずつステップアップしていこう！

16. 英語のスペルを確認するための「フォネティック・コード」とは？

名前などのスペルを聞くと、「A for Alfa」（アルファのA）や、「B for Bravo」（ブラボーのB）のように説明してくれることがある。この「Alfa」とか「Bravo」が「フォネティック・コード」と言われるものだ。

NATO（北大西洋条約機構）が定めたものが一番有名である。下の表を参考にしてほしい。プリントアウトして、電話の横に置いておくと便利だ。

コード単語を発音する時はアクセントの位置に気を付けよう。間違えて発音すると理解してもらえないことが多い。カタカナ読みの太字の部分にアクセントがある。

例えば、筆者の苗字の「Oyanagi」を上記のフォネティック・コードを使ってスペルを伝える場合は下記のようになる。

「My name is Oyanagi. （マイ ネイム イズ オヤナギ／小柳といいます。）

「O」for「Oscar」 （オー フォー オスカー）
「Y」for「Yankee」 （ワイ フォー ヤンキー）
「A」for「Alpha」 （エイ フォー アルファ）
「N」for「November」 （エヌ フォー ノウベンバー）
「A」for「Alpha」 （エイ フォー アルファ）
「G」for「Golf」 （ジー フォー ゴルフ）
「I」for「India」 （アイ フォー インディア）

Did you get it?（ディド ユー ゲット イット？／わかりましたか？）」

人によって色んな単語（コード）が使われる。例えば、「A for America」など。だから混乱することもあると思う。でも、理解できなければ理解できるまで繰り返し聞こう。聞き取れないのはあなたのせいではない。理解できるように言わない相手が悪いのだから。

ヒント：コミュニケーションは、情報を発信する人が全ての責任を負わなければ成立しない。わかりやすい英語ではっきりと話そう！そして、絶対に理解した「フリ」はしないこと。